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kintone導入による人事業務のDX化事例
-コムチュア株式会社–
事業規模拡大に伴う業務量増加をkintoneで効率化
人事DXによる経営課題の解決に貢献
・キーワード
kintone / 内製化 / 業務改善 /
Excel脱却 / DX化 / アプリ作成
コムチュア株式会社
・業務内容 クラウドとビッグデータでITをリードするコムチュア。デジタルトランスフォーメーション（DX）時代を担う「デジタルソリューションパートナー」として、デジタル技術を活用し、お客様の経営課題解決とイノベーション推進を行っている。
左から、人事ユニット 労務グループ 飯村、企画グループ 渡邊、
人材開発グループ 吉田、採用グループ 平澤、
人材開発グループ長 鈴木、人材開発グループ 稲垣
※本ページの掲載内容は導入当時の情報となります
背景・課題
業容拡大に伴う社員数の増加により、人事業務の効率化が課題
コムチュアは年平均15％の成長を続けており、社員数の増加により人事業務の効率化が急務となっていた。担当の一人である渡邊は次のように話した。
「人事データはエクセルで管理していましたが、保存場所が分散しており、情報を探すのに手間取っていました。また、ユニット内での情報共有も不十分で、全員に必要な情報が届いているかも把握できていませんでした。例えば、新卒採用業務では、内定者約200人の提出物管理をメールやエクセルで行っていたため、毎年膨大な時間を費やしながらも細かなミスが発生していました。労務の対応でも、社員からの問い合わせ対応をメールで行っていたため、対応漏れが発生したり、同じ内容の問い合わせに対するナレッジの共有ができず、時間がかかったりしていました。」
これらの課題を解決するため、コムチュアはkintoneを用いた人事DXに挑戦した。kintone導入にあたっては、人事メンバーが主体となり、自ら業務効率化を考えることでDX人材として成長することを目指した。
しかし、メンバーの中ではツールが増えることへの不安が先行していたという。
「kintoneはCMで見たことがあるものの、実際にどんなことができるのか、自分たちの業務にどう役に立つのかが想像できず、不安がありました。」（渡邊）
導入のポイント
kintoneにログインするだけで、何をすべきかがわかる！
情報共有とコミュニケーションの向上で、業務効率アップを実現！！
- kintoneポータル画面に情報を集約し、誰もが一目で必要な情報にアクセスできるトップ画面を作成
- 日報アプリ・勤怠連絡アプリで部員同士の勤務・業務状況を可視化
- 内定者とのやり取りをメールからkintoneアプリに移行し、書類提出状況や不備の確認を視覚的に把握
- 一日に30件以上寄せられる労務向けのメールをkintoneにアーカイブし、情報の蓄積と類似事例の共有を実現
機能紹介
ポータル画面
共通画面の他に所属する組織向けの画面をタブ機能で表示することで、ユーザーが必要な情報に素早くたどり着くことが可能に。
日報アプリ
各自で予定と実績を登録することで、部員の業務量や進捗率が可視化され、業務量の適正化と効率化を促進。また、上長が部下の稼働状況を確認する際にもグラフ表記により一目で状況を把握。
内定者アプリ
内定者の書類提出状況をkintone上で確認し、提出有無や書類不備状況をグラフで表示。じぶんページプラグインを連携させ、交通費申請情報をkintoneに自動連携。
情報共有アプリ
情報共有によりグループ間の業務理解やチームワークを強化。ささやきアプリでは日々の出来事や活動をささやくことで部員同士の相互理解を促進。
導入後の効果
kintoneの導入でメンバーのコミュニケーションが活性化
「kintoneで実現できないか？」と考えるDX脳を持つ社員が増加
データの一元管理と
可視化・分析
情報をkintoneに集約し、データを可視化・分析することで検索性を向上、データ不備を削減し、業務効率UPを実現。
業務状況の可視化
日報や勤怠連絡アプリで勤務状況や業務内容をすぐに確認でき、タスク整理や管理に活用。
最適なツール選定による
業務効率化
「kintoneで実現できないか？」という視点で業務を見直し、ツール選定のスキルが向上。
kintoneを使ってみて（タスクフォースメンバー）
「アプリで些細なことやミスも情報共有できるようになり、グループごとの業務理解や人事全体のチームワークが深まりました。アプリ導入直後は投稿が少なかったのですが、最近は近くのおすすめ飲食店やセミナー等で見聞きした情報など、新卒1年目社員から管理職まで全員が発信していて、部内コミュニケーションが活気づいたと感じています。」（平澤）
「Teamsとの使い分けや投稿のハードルが高く、部門内での運用がなかなか浸透せず苦労しました。アプリの利便性を感じてもらえず、活用されないこともありましたが、DX化相談BOXのアプリを作成し、メンバー一人一人がどうすれば活用できるかを考え、DX推進チームで部内浸透の施策を試行錯誤しました。」（稲垣）
「日報アプリは、カテゴリごとの予実管理が可能でグラフ化もできるので、各自の生産性が一目瞭然で分かり、自分も上司も非常に便利だと感じています。」（飯村）
今後の展望
kintoneと他の人事システムとの連携によるデータ活用を検討
「現在、各グループで使用している業務マニュアルの活用・統一化を進めています。これまでは分散していた情報を探すのに苦労していましたが、kintoneではPDFの内容まで検索ができるため、何度も似たような名前のファイルを開かずにすむようになり、時間短縮・業務効率化につながると考えています。またグループ内の相互理解を深めることも目標の一つです。採用チームで回収した内定者の情報や書類が、労務でどのような手続きを経て管理され、入社後には一人ひとりの教育にどのように活用されるのか、自グループの業務だけでなく、人事全体の業務が見える化されることで、より個々の業務の質を向上させたいと考えています。
現在はタスクフォースメンバーが中心となって活動していますが、今後は、それぞれの業務でDX化のアイデアを生み出し、kintoneでアプリを作成できるようになることを目指しています。また、将来的には、人事で使用している勤怠管理システムとタレントマネジメントシステムをkintoneに連携させ、データの蓄積や分析を通じて、さまざまな人事課題に対してデータに基づいた戦略を立てていきたいと考えています。」（吉田）
